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第一节、商务洽谈准备事项
四个起决定性作用的重点，关系着商务洽谈的成败：第一、你对自己的能力了解多少?第二、你对对方的能力又了解多少?第三、对方对你的能力有着什么样的了解?第四、对方对于自己的能力是否有正确而客观的评估?面对同样的一件事，十个人可能会有十种不同的反应。商务洽谈也一样，即使是站在同一立场的人，所持的观点也不尽相同。所以，掌握这一“个别差异”的事实，再将上述四个要点运用于商务洽谈中，是商务洽谈前必要的“准备工作”。
1.考虑本身立场
无论在商务洽谈前的准备阶段或商务洽谈进行当中，无论商务洽谈的内容是单纯或复杂，也无论商务洽谈期限的长短，都不能忘了一点：先看看自己是占了优势，还是处于劣势。你必须从各种不同的角度详细研讨有关商务洽谈的内容和事实。大丰公司是零件制造厂商，振兴公司则使用大丰公司所生产的零件制成商品出售，而振兴公司正与包括大丰公司在内的多家零件制造厂接洽承购零件事宜。大丰公司制造该类零件的历史久远，也熟悉同行之间的竞争情况与竞争方法。假设其它零件制造厂商所开出的价格无法与大丰公司竞争，而振兴公司也正与大丰公司积极地展开交涉，希望能购买到大丰公司所生产的零件。在这种情况下，占优势的，自然是大丰公司了。大丰公司如果了解自己的有利地位，那么，坚持自己所提出的交货时间、付款方式、以及其它有利于自己的条件，甚至还可以要求振兴公司，如果不接受所提出的条件，商务洽谈便就此一刀两断。以振兴公司所处的“挨打”地位来看，除了乖乖接受外，是别无选择的余地了。但是，大丰公司如果未能充分坚持有利于自己的立场，低估了自己的实力，那么，必然不敢以强硬的态度来坚持其所提出的条件，商务洽谈自然无法以“速战速决”的方式达成协议了。管理者从中可以了解到“正确地分析本身的实力”是何等重要了。在商务洽谈进行时，便应该特别牢记自己所拥有的实力。因为商务洽谈的局势不断在变化、在发展。商务洽谈的主动权有时可能属于你，有时则转移到对方手中；有时你可以强硬起来，咄咄逼人；有时却只有挨打的份，毫无招架之力。所以，要正确地认识自身的实力，并随时掌握商务洽谈的微妙变化，如此，才能适时地施展原定的战术和技巧。
另外，管理者还必须知道自己的商务洽谈对象是否是个高手。若是个高手，那么，对于你所运用的种种策略或小动作，必须早已看得清楚明白。但是，情况纵然如此，管理者还是应该按原定计划行事，该使用的技巧还是照常使用，该坚持的条件更不必因此而让步，否则，对方或将以为你毫无准备，气势自然节节上升，如此，你获得成功的希望就更加渺茫了。
2.先“高估”对手的实力
至于对手的真正实力到底如何，这要等到商务洽谈正式开始，而再经过实际的交涉与观察才能获知。了解商务洽谈对手的实力是非常重要的。如果不能完全了解，则无法拟定有效的战术和技巧，以化解对方的攻势。管理者通常会犯高估或低估了商务洽谈对手的错误。这种错误，有时在商务洽谈的准备阶段就已酿成；有时则在商务洽谈进行中，因一时的失策而做了不当的判断。“商务洽谈高手的经验”告诉管理者，当管理者摸不清对方的虚实时，宁可高估，也不要低估了他们。理由很简单，因为低估了对方的结果，对己方往往只有害处，没有好处。相反地，如果管理者高估了对方，而在商务洽谈过程中，逐渐发现其“不过如此”，那么，当时所感受到的“惊喜”，则是笔墨难以形容的。比方说，假设买方与卖方正为某项商品的交易价格僵持不下。买方认为该商品有缺陷，卖方应该降价出售，但卖方却坚持不肯退回已收受的订金。后，买方决定诉诸于法律，商务洽谈于是宣告破裂。
但买方忽略了一项事实：卖方拥有雄厚的财力。一笔诉讼费用，对他们来说，不过是九牛一毛而已，而买方打的如意算盘却是，借着打官司来拖垮对方。总之，不管诉讼的结果如何，买方将陷于不利的局面，而这就是低估了对方的后果。如果买方能在开始时便对卖方的财力有正确评估，商务洽谈又会演变成什么样的局面呢?既然对方财力雄厚，那么，就算诉诸于法，自己也无法获得什么好处；基于这样的认识，在商务洽谈中，买方便会舍强硬而采取较温和的态度，如此一来，即使商务洽谈失败，损失也不会太大。如果买方认为卖方财力雄厚，而采取温和退让的态度，但在商务洽谈中，又发现根本不是这么回事时，那又该怎么办呢?这就简单多了!买方不就可以趁机抓住卖方“财力不够”的弱点，再提出有利己方的要求吗?
预先“高估对方”，商务洽谈的局面尚还存有扭转的余地，但若低估对方，一旦发现有误，则一切都将难以挽回了。商务洽谈就像玩跷跷板，双方上上下下，要使自己保持“在上”，使对方“在下”，就要看你如何削减对方的实力了。
3.适度地让对方了解你的实力
在商务洽谈前，管理者要预先评估本身的强弱与地位的优劣，并要设法探查对方对于自己的了解程度。完成了这两项商务洽谈的初步准备，才能够于商务洽谈时适时而有效运用商务洽谈技巧。即使面对的是同一件事，每个人的反应也会有所不同，尤其在事过境迁之后，其中的变化更是难以掌握。这种因人而异，说不出所以然来的观念差异和随时可能有所变化的反应，是商务洽谈者不可忽略的一个事实。如果对方高估了你的实力，这还算好。但对方若是个商务洽谈高手，就不那么容易应付了。所以，起码，管理者也必须设法让对方对于自己的实力有正确的了解。在电视广告中，有种“反复强调法”经常被使用。据专家统计，某商品广告在一分钟之内，竟然连续出现了十五次之多。这种强迫接受式的宣传手法如果安排得巧妙，观众是不会察觉到的。不过，反复的向商务洽谈对手展示自己的力量，有时也会有“弄巧成拙”的危险，尤其当对方是个商务洽谈高手时，“就像一部因故障而轧轧作响的破车，反复地夸耀自己，等于暴露自己的无能”，情况不就更糟了吗?所以，在使用“反复强调法”以展现自身实力的同时，应特别注意切莫让自己陷入不利的立场，也不要让对方对自己产生误解。
4.稳住阵脚
在商务洽谈桌上，多少都有可能遇到不讲理的对手，在不该大声喊叫的时候，偏偏叫嚣不停，甚至还拍桌子，百般威胁。不过，这一类的人通常不是虚有其表的纸老虎或紧张大师，便是还不够成熟，只要你稳住阵脚，其实是不难应付的。此外，有些商务洽谈对手因自视过高、目中无人，非但对管理者提出无理的要求，甚至还强迫别人无条件地接受。事实上，这种人往往与前者一样，他们的能力并不如自己所想象的那么高。不可否认，当商务洽谈对手过于自信，表现出盛气凌人的高傲姿态时，会使人不得不屈从。但是，面对这一类的对手时，如果管理者的姿态也与他摆得同样高，商务洽谈则必然无法继续进行了。相反地，有时候，管理者也可能碰到对自己的能力缺乏信心的对手。也许对方的能力很强，但却因为经验不足、事前的准备不够、或其它种种因素，反而失去了信心。当对方自信心不足时，也将影响到整个商务洽谈的过程。所以，如果对方过于自信，就得设法挫其锐气，让他明白自身能力的极限，使商务洽谈至少能在较平和的气氛中进行。不过，管理者也必须顾虑到一点，当一个人被指出“你的能力，其实并不像自己所认为的那么好”时，很可能因此恼羞成怒，这么一来，如果商务洽谈已进行到这种地步，也都难以继续了。某公司正与一名职员谈论有关重新订立聘用契约的事宜。这名职员的能力相当强，这是事实，但他所要求的待遇，却比公司方面原定付出的要高出许多，他颇自信地表示：“我对公司的贡献是无人能及的。所以，如果公司不能给予我合理的待遇，也就是我所要求的那个数字，那就太不公平了”，公司方面当然也不否认这名职员的表现。然而，根据测评的结果，他所要求的待遇，确实偏高了些。如何在承认这名职员对公司的贡献，但又不损及其自信心的情况下，使双方达成协议呢?很简单，只要告诉这名职员，公司方面目前还负担不起那么高的待遇，一切都可迎刃而解了。委婉的说明与温和的态度，是使对方的“过分自信”无用武之地的好方法。
5.洞悉对方的思考模式
在商务洽谈前的准备阶段，就应该通过各种方式，去了解商务洽谈对手的自我评价如何。如果管理者曾与该商务洽谈对手接触过，那不妨再翻阅一下当时的商务洽谈记录。如果双方素昧平生，则可以从与对方商务洽谈过的人那儿获得消息。另外，从图书馆或对方所属的机关，也能找到若干基本资料，如年龄、经历、教育程度、特殊专长等等，根据这些，一个人的轮廓大致便呼之欲出了。事前的收集资料，再加上由实际接触中的观察所得，这对判断一个人来说，应该是足够了。当管理者所面对的商务洽谈对手是个太过自信的人时，如果只是一味的表面上附和他，可能会引起对方“你已经同意我了”的误解。而这种退让的态度，只能有使其气陷更盛，所提出的要求更离谱。对付这种人，唯一的方法，是适时地提出足以销毁其自信的有力事实来。一个灌满了气的汽球，是经不起一根细针轻轻一戳的。
6.让对方了解你的商务洽谈内容
一家贸易公司正在召开业务会议；与会人士各执己见，几乎吵翻了天。只有一名干部，从头到尾静静地坐在那儿，一句话也没说。
“你真了不起，在刚刚那种乱哄哄的场合，居然还能保持冷静!告诉我你是怎么做到的?”
“其实也没什么，因为我根本不知道大家在讨论什么!”，这就是答案。商务洽谈时，就算你的能力再强、资料再丰富，要是对方根本不知道你在说些什么，终究还是白忙一场，徒然浪费口舌。对方的沉默，往往是一种“我听不懂你说什么”的警告。所以，此时此刻，管理者就应该停止“发表高论”，再以各种方式，如直接询问或提出让对方不得不回答的问题，来探查其“沉默”的原因。而当以上两种方式都试过，但对方仍旧毫无反应时，管理者就可以肯定，对方十之八九是听不懂自己所说的了。这时候，管理者便应该改用另外的叙述方式，以更平易、更直接的说法来表达自己的意见，或者暂时停止商务洽谈，再觅良策。商务洽谈是一种双向的沟通，双方必须在彼此了解的基础上展开争议，如果管理者的表达方式令对方有“不知所云”的感觉，那么，就是再好的商务洽谈技巧，也无用武之地了。
7.充分了解实际情况
从事商务洽谈时，往往会因未能掌握与商务洽谈有关的完整而正确的事实，而遭到意想不到失败。这种失败，对管理者的商务洽谈力来说，是一大损伤。就如同在沙滩上盖房子一样，即使房子盖得再好，大浪一来，顷刻间不就化为乌有了。缺乏事实根据的商务洽谈，只要对方一旦指出真正的事实来，你苦心架构的一切，瞬间即成泡影。而想再回头重新收集资料，力挽狂澜时，商务洽谈的主动权早已落入对方手中，由不得你了。
8.不可轻信谣言
谣言毕竟只是谣言，而并非确实可靠的消息，但商务洽谈者却经常被谣言所误导，以致背离了事实。许多谣言，乍听之下仿佛真有这么一回事，但是，谣言都不能够相信。若轻易相信，管理者将成为大的受害者。所以，不要把谣言和事实混为一谈，这是商务洽谈的守则。
在商务洽谈中，如果被对方识破自己所持的所谓“事实证据”是根据谣言而来，那么后果将会如何呢?很明显的，管理者的信誉必然从此一落千丈，而此次商务洽谈对自己来说，则是必输无疑的了。相反地，如果管理者发现对方所持的资料是根据不正确的传闻而来，情况又将如何呢?只要管理者能掌握真正的事实，当场揭发对方的错误，那么，不管对方原来的攻势如何凌厉，也只能反攻为守了。在商务洽谈中，如果对方只能“防御”，而无法展开攻势，那时你是胜利在握。
在商务洽谈之前，许多人往往因准备时间不够或者未曾意识到“收集完整事实”的重要性，而遭致意外的失败。所以，对于对方所引以为据的事实，尤其当该事实对商务洽谈的成败具有决定性的影响时，管理者应该特别留意，如果可能的话，好还是亲自查证。否则，如果为了一件子虚乌有的“事实”，而从商务洽谈中败下阵来的话，那就得不偿失了。
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