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第二节、拟定计划
一般来说，商务洽谈的准备工作就是要制订一个简明、具体而又有弹性的商务洽谈计划。商务洽谈计划应尽可能简洁，以便洽谈人员记住其主要内容，使计划的主要内容与基本原则能够清晰地印在他们的大脑里，进而使他们能得心应手地与对方周旋，而且能随时与计划进行对照应用。
计划必须具体，不能只求简洁而忽略具体。既不要有所保留也不要过分细致。此外，计划还必须有弹性。商务洽谈人员必须善于领会对方的谈话意图，判断对方的想法与自己计划的出入所在，进而灵活地对计划加以调整。这些当然都是纸上谈兵，实际情况往往迥然不同。在实际工作中，商务洽谈人员要收集许多情况，阅读档案中相关的大量文件，同时尽量与这次商务洽谈有关的人员交换意见，他们的见解往往会各不相同。当管理者乘汽车或飞机前往商务洽谈的路上，要利用这有限的时间，把杂乱如麻的情况，抽条剥蚕理出头绪。三个不同阶段中所使用的技巧：
1.集中思考
集中思考的目的是迅速地归纳有关问题。同时理出自己思路。集中思考阶段分两个步骤：第一步把与商务洽谈有关的想法，通通写在纸上；第二步是用另一张纸记下自己对于对方的判断和了解，包括他们在干什么?他们在哪里?他们的外貌如何?管理者了解了哪些有关他个人的情况?目前所知道他们在商务洽谈中期望的是什么?管理者预测他的期望是什么，以及我们还需要掌握什么情况等。同样地，把这些有关对方的一些问题的想法及时记载下来。在集中思考阶段，如果管理者把有关商务洽谈的临时主意和有关对方情况的估计与猜测，列成两张表写在纸上，管理者的头脑就清楚了，把它们放在一边，会对商务洽谈产生重要作用，可供以后的商务洽谈准备工作参考。
2.确立商务洽谈方向
商务洽谈方向是指商务洽谈者希望通过商务洽谈所要表达的“方向目标”。它是商务洽谈者商务洽谈的主导思想。但它有时会与经过双方共同协商制定的洽谈目标略有出入。商务洽谈方面的备忘摘要文字表达要力求简洁，多15—20个字，要是太冗长，就证明洽谈人员脑子里对于为什么来进行商务洽谈，没有一个很清晰的概念。因此，此时商务洽谈人员的头脑要清楚如果用了20几个字都难以表达清楚，那他就必须整理一下思绪了，要对原来的商务洽谈方向进行删减和修改，直到多用20个字就能完全表达出来为止。
3.计划的本质——目标
商务洽谈的“目标”通常可以用一句话表达。比如“我们认为商务洽谈目标是……”或者说：“我们声明商务洽谈目标是……”有时候，目标不见得要和商务洽谈方向完全一致。而准备工作的实际程序是：首先，经过开拓思路阶段想出各种应对办法，然后逐步地制定出已方的商务洽谈方向，后制定商务洽谈议程表。值得注意的是，商务洽谈议程表多不要超过四个。如果必要，可把其它问题作为附属列在主题下。准备阶段的大目的是为商务洽谈人员提供一份在商务洽谈大厅里放在他们面前的文件。要求文字简洁、易记，能对商务洽谈人员起提示的作用，使他们在全部精力投入商务洽谈的同时，能够把握住商务洽谈流程。
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